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あなたも招集できる!マンション管理組合「臨時総会」の威力

更新日:8月1日



 2021年9月30日のダイアモンドオンラインの表題の記事を紹介します。


マンションでは年に1回、総会を開催することが法律で義務付けられている。これを「通常総会(定期総会)」と呼ぶが、必要に応じて「臨時総会」も開催でき、理事会以外の区分所有者でも招集することができる。「理事会と区分所有者の意見が対立して困っている」「ワンマン理事長の暴走を阻止したい」などという悩みがあるなら、臨時総会がそれらを止めるための“武器”になり得ることを知っておくといい。(株式会社シーアイピー代表取締役・一級建築士 須藤桂一) 


総会は管理組合の「意思決定の最高機関」

 たくさんの人々が共同生活を送るマンションでは、建物の維持、管理から住民間の生活をめぐる事柄まで、常に幅広い問題がつきまとう。そうしたマンションが抱えるさまざまなことについて話し合い、組合員(=区分所有者)の意思を統一して決定を下す場が「総会」である。

 反対の言い方をすれば、マンションの諸問題に対処するには、総会にそれらを議案として提案し、組合員の合意形成をはかる必要があるということだ。たとえ組合員の代表である理事たちが、理事会でどれだけ時間をかけて話し合った議案だとしても、最終的には理事以外の組合員から承認を得なければならない。つまり、総会は管理組合の「意思決定の最高機関」なのだ。

 総会には「通常総会(定期総会)」と「臨時総会」の2種類がある。通常総会は、マンション標準管理規約では、管理組合の新会計年度開始以後2カ月以内に開催することが定められており、毎年1回は開催しなければならない。

 通常総会は理事長が招集して開催され、年間の収支報告や活動報告、予算の審議、理事の選出などについて決議が行われる。

 一方、通常総会以外で、重要事項の決議が必要な場合に開催されるのが臨時総会だ。


臨時総会は理事でなくても招集することができる?

 臨時総会の招集について、少し詳しく見ていこう。マンション標準管理規約には、臨時総会の招集について次のような規定がある。

 A理事長は、必要と認める場合には、理事会の決議を経て、いつでも臨時総会を招集することができる(第42条4項)。

 B監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる(第41条2項)。

 C組合員が組合員総数の5分の1以上及び第46条第1項に定める議決権総数の5分の1以上に当たる組合員の同意を得て、会議の目的を示して総会の招集を請求した場合には、理事長は、2週間以内にその請求があった日から4週間以内の日(会議の目的が建替え決議であるときは、2カ月と2週間以内の日)を会日とする臨時総会の招集の通知を発しなければならない(第44条1項)。


 Cは複雑な内容になっているが、簡単に言うと「組合員が組合員総数の5分の1以上に当たる組合員の同意を得て、会議の目的を示して総会の招集を請求できる」ということだ。つまり、臨時総会を招集できるのは、A理事長(理事会)、B監事、C組合員(総数の5分の1の同意)、ということになる。

 まず注目したい点はAだ。通常総会の場合、「理事長は、通常総会を、毎年1回新会計年度開始以後2カ月以内に招集しなければならない。(第42条3項)」という規定に基づき、理事長の判断で招集することができる。

 それに対して、臨時総会の場合は、Aに「理事会の決議を経て」とあるように、理事長だけの判断で勝手に総会を招集することはできない。

 そもそも理事会の理事長は、マンションの管理者として大きな役割を担う立場にあり、リーダーとして大切な存在だが、あくまでも理事の中から互選で選ばれた代表者であり、理事会では理事の1人としての1票しか持っていない。要するに理事長は、臨時総会の招集に際しては、「理事長」という立場での権限は有していないということである。


強い権限を持つ監事は理事会から独立した存在

 次に、Bの「監事が臨時総会を招集する」場合だが、その前に「監事」という役職について説明しておきたい。

 管理組合の役員は「理事」と「監事」に大別される。理事は管理組合の業務を執行する役割を持ち、理事会は管理組合の業務執行機関として機能する。

 それに対し、監事は管理組合の業務の執行と財産のチェックを行う(業務監査と会計監査)。企業でいうところの監査役や公認会計士のような役割を持ち、通常総会では監査報告が義務付けられている。

 そうした性質を持つため、総会では理事が選ばれ、その後、理事による互選で理事長が選ばれるのに対して、監事は総会で選ばれる仕組みになっている。

 監事は管理組合の役員だが、実は理事会を構成する理事ではない。そのため、理事会への出席は可能でも出席の義務はなく、一方で理事会での議決権も持たない。

 この「理事会に出席する義務はない」という点ばかりがクローズアップされて、役員の中では楽な仕事と思われがちだが、本来は管理組合(理事会)の運営をチェックする重要な役割を持っているのだ。

 実際、管理組合における監事の役割は重要視されており、2016年3月に公表された現行のマンション標準管理規約でも、監事の権限が強化されている。少し長くなるが、改正後のマンション標準規約中、「監事」に関する規約を以下に引用する。


〈現行のマンション標準管理規約より〉 (監事) 第41条 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。 2 監事は、いつでも、理事及び第38条第1項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況の調査をすることができる。 3 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。 4 監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。 5 監事は、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議若しくは理事会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を理事会に報告しなければならない。 6 監事は、前項に規定する場合において、必要があると認めるときは、理事長に対し、理事会の招集を請求することができる。 7 前項の規定による請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合は、その請求をした監事は、理事会を招集することができる。


 改正によって、それまでの規定よりも強化された主な内容としては、2項の「管理組合の業務に対して報告請求権と調査権が認められるようになった」、4項の「理事会への出席と意見を述べることが義務化された」、6項の「理事長に対して理事会の招集を請求できる」、7項の「理事会の確実な開催を確保することができるようになった」という点が挙げられる。

 このように、監事は理事会に対して独立した機関であり、強い権限を持つ役職なのである。

 ところが、中・小規模のマンションでは、監事はほとんど理事の1人となっており、理事会でも議決権を与えられていて、監査業務よりは理事業務を中心に行っている、という管理組合が少なくない。

 本来は管理組合の会計監査と同時に事業監査も行わなければならず、第三者としてしっかりと管理すべき立場であり、理事の一員として働くべきではないのである。


理事会と理事に疑いが生じたら監事の権限で臨時総会を招集できる

 話をBの「監事が臨時総会を招集する」場合に戻そう。監事が臨時総会の開催を求める場合、先に引用したマンション標準管理規約第41条5項に、「理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき」、または「総会の決議若しくは理事会の決議に違反する事実」や「著しく不当な事実があると認めるとき」とあるように、その目的は理事(理事長)の行為や理事会の業務の執行に関するものであるケースが多い。

 監事の仕事は、前述のように業務監査と会計監査である。業務監査とは、管理組合の業務が適切に行われているかをチェックすることで、たとえば管理組合の業務が、管理規約や使用細則、そして総会決議などに基づき、適切に運営されているか、あるいは総会で承認された事業計画で予定されている点検や清掃、修繕工事などが適切に実施されているかを監査する。

 一方の会計監査とは、管理組合の財産の管理が適切に行われているかをチェックすることで、たとえば前年度の総会で決議された予算に基づいて適切に支出が行われているか、用途の分からない支出が行われていないかを監査する。

 これらの監査において不正があると認められる場合に、監事は臨時総会を招集することになるわけだ。

 実際に、理事長と会計担当の理事の行動に疑惑を持った組合員が、手を挙げて監事に就任し、監査をした結果、彼らが管理組合のお金を横領しようと企んでいたことが発覚したケースもある。当然ながら、その監事は権限を発動して臨時総会を招集し、理事長と会計担当理事は満場一致で解任に追い込まれている。

 すでに説明したように、監事は理事会においては議決権を持っていないが、独立した機関として臨時総会を招集することができる強い役職である。あなたのマンションでも、理事会がうまく機能していなかったり、組合員の多くが理事会のやり方に強い不満を持っていたりするようなら、監事に立候補してみてはいかがだろうか。


組合員の5分の1の同意があれば臨時総会を招集できる

 「臨時総会」を招集できる権限は、A理事長(理事会)、B監事、C組合員(総数の5分の1の同意)の3者にある。今回はCについて見ていきたい。

 組合員による総会招集権については、マンション標準管理規約では次のように規定されている。


第44条 組合員が組合員総数の5分の1以上及び第46条第1項に定める議決権総数の5分の1以上に当たる組合員の同意を得て、会議の目的を示して総会の招集を請求した場合には、理事長は、2週間以内にその請求があった日から4週間以内の日(会議の目的が建替え決議であるときは、2カ月と2週間以内の日)を会日とする臨時総会の招集の通知を発しなければならない。 2 理事長が前項の通知を発しない場合には、前項の請求をした組合員は、臨時総会を招集することができる。


 ちなみに、この「組合員総数の5分の1以上」「議決権総数の5分の1以上」という定数は、規約によって減ずることができるため(区分所有法第34条第3項)、たとえば、規約で総会招集に必要な定数を「10分の1」などと引き下げることも可能だ。マンションによっては、この定数を5分の1以外に定めている場合もあるので、自分のマンションの管理規約を確認しておく必要がある。

 なお、区分所有法では定数を規約で減ずることしか認められていないため、定数を「4分の1」や「3分の1」などと引き上げることはできない。


組合員の不満が爆発?臨時総会開催の実情

 組合員の同意を得る方法としては、臨時総会を招集する「目的」を示し、署名で同意を集めるのが一般的だ。

 Bの「監事」が臨時総会を招集する場合、管理組合の業務監査や会計監査において、違反や不正が認められることが招集の目的になるケースが多いが、Cの「組合員(総数の5分の1の同意)」によって臨時総会を招集する場合は、その目的として、たとえば理事長や理事の解任(場合によっては監事の解任)を請求したり、通常総会で可決された議案の取り消しや変更を求めることが考えられる。

 私がお付き合いさせていただいているマンションでも、大規模修繕工事の業者選定において、修繕委員会がA社という会社を提案していたところ、通常総会の際に理事会が修繕委員会の提案を無視し、業者の候補としてB社を議案にあげて可決してしまったことから、それを不服とした修繕委員会側とそれに賛同した組合員(=区分所有者)が、5分の1の同意を集めて臨時総会を招集した、というケースがあった。

 また、管理会社の管理業務に不満を募らせた組合員たちが、管理会社の変更を求めて、5分の1の同意によって臨時総会を招集したケースもあり、数はそれほど多くはないものの、私もこの組合員による臨時総会の開催に遭遇した経験がある。

 このように、マンションの管理・運営や理事会の方針に対して、不満や不信の念を持つ組合員が多くいる場合には、自分たちの要求を訴えたり、問題を解決したりするための手段として、臨時総会の招集を考えてみてもいいだろう。

 ただし、実際にこの組合員による招集で臨時総会を開催するのは、ハードルが高いことも事実だ。臨時総会の開催を実現させ、かつ議事進行を優位に進めるためには、知識とテクニックを持っていることが重要だといえる。


臨時総会の開催を阻む数々のハードル

 まず、臨時総会を開催まで持っていくことが簡単ではない。

 普通総会、臨時総会にかかわらず、総会は「議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない」(標準管理規約第47条第1項)と定められており、その人数(定足数)が出席すること(委任状による代理人、議決権行使書の提出を含む)で初めて成立する。

 なお、総会や決議については、それぞれに成立するための定足数が定められているが、これが結構勘違いされやすい。総会が成立するために必要な定足数は「議決権総数の半数以上」であり、「過半数」ではない。たとえば議決権総数が200のマンションの場合、総会成立のための定足数は100となる。過半数の101ではないので注意したい。

 通常総会の場合は理事長が総会通知を発するが、理事長による招集のため、委任状や議決権行使書は集まりやすい。一方、組合員による通常総会の招集の場合、委任状や議決権行使書は集まりにくいといえる。

 さらに、マンション外に住む区分所有者に対しては、臨時総会の招集を通知すること自体が困難になる。理事会や管理会社に問い合わせても、個人情報保護の観点から、外部区分所有者の住所を教えてもらえないことがよくあるからだ。

 また、後述するが、理事会に外部区分所有者について問い合わせすると、臨時総会開催の動きを察知されることになる。臨時総会の議案内容によっては、理事会に先手を打たれてしまう可能性もあるため、その点にも注意を払う必要がある。

 理事会や管理会社から外部区分所有者の情報を得られない場合には、その部屋の登記簿謄本を取り寄せて、臨時総会の招集通知を発送しなければならないため、そうした手間と時間がかかることも計算に入れなければならない。

 要するに、組合員が臨時総会を招集する場合、招集に必要な「組合員総数の5分の1以上」「議決権総数の5分の1以上」の同意は比較的集めやすいものの、実際に総会を成立させるための定足数である「議決権総数の半数以上」を達成するのは容易ではないということだ。

 たとえば議決権総数200のマンションなら、40の同意があれば臨時総会を招集できるが、総会当日には、最低でも100の出席がなければ総会は成立せず、「流会」になってしまうのだ。


白紙委任状に要注意!議長の選任は慎重に行うべし

 無事に臨時総会の開催にこぎ着けたとしても、もうひとつ注意しなければならないことがある。「その議長を誰が務めるのか?」という点だ。

 通常総会や理事会、監事が招集する臨時総会では、「総会の議長は、理事長が務める」(標準管理規約第42条第5項)という規定により、理事長が議長として議事を進行する。

 しかし、組合員の招集による臨時総会の場合には、「第42条第5項にかかわらず、議長は、総会に出席した組合員(書面、電磁的方法、又は代理人によって議決権を行使する者を含む)の議決権の過半数をもって、組合員の中から選任する」(第42条第3項)と規定されていることから、理事長以外でも議長を務めることができる。

 つまり、組合員の過半数の賛同を得られれば、理事長が議長になってもいいし、総会を招集した5分の1側の組合員がなることもできるわけだ。

「議長など誰がやってもいいじゃないか」と考える人もいるかもしれないが、議長次第で、議事の進行が大きく変わることがある。大きなポイントとして「白紙委任状」の扱いが挙げられる。

 一般的に、総会開催時には議案書とともに委任状が送られてくる。簡単にいえば、委任状は「自分の代わりに議決権を行使する代理人」を指名するものだ。代理人になれるのは、「配偶者(パートナー)または一親等の親族」「組合員の住戸に同居する親族」「他の組合員」に限られる。

 この委任状に代理人が明記されている場合は問題ないが、代理人が明記されていない委任状、いわゆる白紙委任状の場合には、議長に委任したものとみなされるケースが多い。そのため、白紙委任状が多ければ多いほど議長の「票」が増えることになり、議長に有利な方向に決議がなされる可能性が高くなるわけだ。

 特に、コロナ禍にある現在は、全体的に総会への出席率が低下しており、委任状や議決権行使書による出席率が上がっている傾向にあるため、そのあたりも考慮する必要がある。

 組合員の招集による臨時総会の場合、その開催目的は理事長や理事会に対する要求であることが多いという点を考えても、理事長が議長を務めるのは具合が悪いことになる。

 白紙委任状の扱いについては、管理規約に「代理人の指名がない場合は、議長に委任したものとみなす」などと補足事項を定めているところも多いので、自分のマンションの規約をしっかりと確かめ、議長の選任も含めて、抜けや落ちがないように慎重に進めたいところだ。


臨時総会開催の邪魔をする理事会に対抗する手段とは?

 反対に、理事会の立場で考えてみよう。理事長が確実に議長を務めたいのであれば、組合員による5分の1の同意が集まる前に理事会での決議を経て、理事長が臨時総会を招集する、という方法もある。

 前述したように、組合員の立場で5分の1の同意を集めたり、議決権総数の半数以上の総会出席を確実にしたりするには時間がかかる。しかも、理事長や理事も組合員であり、臨時総会の目的の説明や同意を集める書類が手元に届くため、組合員による総会招集の動きがあることは当然認識できる。そこで、自分たちに不利な議案で臨時総会が開催されないように、先手を打って理事会主導の臨時総会を開催するわけだ。

 5分の1側の組合員にしてみれば、臨時総会を実現させるスピードは、どうしても理事会にはかなわない。そこで、それに対抗する手段として、Bの監事を味方に付ける方法もある。監事ならば、単独で臨時総会を招集することができるからだ。そうしたテクニックを駆使することも視野に入れつつ、常にマンション内の人間関係や役員の人材配置などをウオッチしておくことが大切だ。

 決議についてはもう1点、付け加えておきたい。国土交通省による「マンションの新たな管理ルールに関する検討会」(平成27年3月)において、管理組合の役員による利益相反取引を防止する観点から、「理事会の決議に特別の利害関係を有する理事は、その議決に加わることができない」という規定が設けられた。

 しかし、上記はあくまでも「理事会の決議」についてのもので、総会にはそうした規定はない。つまり、特別の利害関係を有する理事(理事長)も、総会の決議に加わることができるのだ。理事長の不正が発覚し、その解任を求める議案に対しても、当事者である理事長も議決権を行使することができるというわけだ。覚えておきたい知識のひとつである。


臨時総会を成功させるカギは綿密な戦略と優秀なブレーン

 ここまで、理事会(理事長)vs5分の1側の組合員という図式を想定して述べてきたが、双方の対立をあおる意図はまったくない。理事の方々は、マンションのためを思い、良心的に活動している人が圧倒的多数である。ただ、ごくまれではあるが、理事会で不正を働く不届き者が出現する。そんなとき、不正を排除し、問題を解決するためのアドバイスと受け止めていただきたい。

 今回紹介したCの方法で臨時総会を開催した経験のある管理組合は少ないことと思うが、総会を開催し、成功に導くためには、理事会側も5分の1側も、現在の管理規約を慎重に読み込んで、そのシナリオを綿密に考える必要がある。

 改めて言うが、総会は管理組合にとって「意思決定の最高機関」である。マンションの健全な管理・運営を目指し、組合員の総意として合意形成するには、戦略を立てて臨むことが大切なのだ。

 たとえば優れたブレーンがいれば、戦い方も大きく変わる。経験豊富なマンション管理士やコンサルタントを活用することも有効だ。自分たちだけでやるという場合は、最低でも最新の管理規約を手元に置き、目を通しておくべきだろう。

 もし、あなたのマンションで何か問題を抱えているなら、マンション健全化の“武器”として、臨時総会を活用することを検討してみてはいかがだろうか。」


 組合員の5分の1による臨時総会の開催は理事会の暴走を止めるための最終手段だと思います。まずは、監事等に働きかけて、正常な理事会運営を行っていくようにするべきではないでしょうか?理事会派と反理事会派が話し合いでの解決を目指し、それでも解決できない場合に、最終手段として考える方法だと思います。臨時総会を開催し、マンション入居者が2手に分かれて、反目しあっているマンションには、不幸な未来しか見えてきません。


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