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入居者名簿作成

最終更新: 2020年10月15日



 マンション標準管理規約では

「第64条 理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管、組合員又は理由を付した書面による請求のあったときは、これらを閲覧させなければならない。

(同コメント)③組合員名簿の閲覧等に関しては、組合員のプライバシーに留意する必要がある。」とされており、防災対策や高齢者対策として、特に、居住者名簿の作成は重要です。

 「マンション管理標準指針」(国交省 平成17年12月)では、防災対策の望ましい対応として

・高齢者等が入居する住戸を記した防災用名簿の作成

・災害発生時における居住者の安否確認体制の整備

を、管理組合の業務として求めています。

 しかし、個人情報保護法を盾に入居者情報を開示しない居住者もいます。今回は、そのような名簿に関するお話です。管理組合が作成する必要のある名簿は、下記にあげる2種類の名簿があります。

組合員名簿

 「組合員名簿」は、区分所有者の名簿であり、部屋番号・氏名・組合員となった日・組合員となった原因・住所・連絡先等が記載されています。管理費の徴収や、総会議案書の配布などの必要があり、マンションでは既に作成されていると思います。

 一般的にこれらの情報は管理会社が作成・保管していますが、組合員名簿は、本来、管理組合が保管するべきものです。

居住者名簿

 「居住者名簿」は、マンションに現に居住する人の情報です。住戸を賃貸等で貸し出している場合は、その賃貸入居者の名前が入った名簿になります。その内容としては、居住者全員の氏名・年齢(生年月日)・入居日・緊急連絡先・区分所有者、賃借人の別、災害発生時の援護の要否等の記載が必要です。居住者名簿の提出については、細則で提出を義務付け、入居時に「入居届け」等の書類を提出してもらいます。また子供が生まれたり、自立して家から出ていくこもあるので、確認の意味も含めて、定期的に提出してもらう必要があります。強制は難しいので、お願いして回収率を上げるしか方法がありません。細則等で名簿の取扱いルールを定めることも必要です。

 名簿の情報は本人の同意なく第三者に提供することはできません。例外は、警察、裁判所等の法令に基づく照会や、人の生命、身体又は財産の保護が必要である場合などに限られています。

居住者名簿作成の留意点

 以下に居住者名簿作成の留意点を記載します。


① ルール作り

 名簿の利用目的、名簿に記載する内容、同意の取り方、保管方法などについて「居住者名簿作成に関する細則」等を作り、総会で同意を得ます。作成したルールについては、居住者に説明し、周知します。


② 本人同意

 情報収集にあたっては、予め本人の同意を得ることが重要です。


③ 保管方法

 目的にあった利用や保管、廃棄が行われるよう注意することが必要です。居住者名簿は個人情報ですので、鍵付きのロッカー等に保管する必要があります。営業目的に利用されたりすることが絶対ないよう、厳重に管理する必要があります。

 入居者名簿は「個人情報」です。万が一、名簿が流出した場合には、管理組合にもリスクがあることを、充分理解して取り扱う必要があります。

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