コロナ過の中、集まって集会にて決議することが難しくなり、書面にて意思決定するケースが増えてきました。集まらずに総会を開く方法が、区分所有法や管理規約に定められている「書面決議」です。
標準管理規約第50条には、（書面による決議）
第５０条 規約により総会において決議をすべき場合において、組合員全員の承諾があるときは、書面による決議をすることができる。
２ 規約により総会において決議すべきものとされた事項については、組合員全員の書面による合意があったときは、書面による決議があったものとみなす。
３ 規約により総会において決議すべきものとされた事項についての書面による決議は、総会の決議と同一の効力を有する。
４ 前条第３項及び第４項の規定は、書面による決議に係る書面について準用する。
５ 総会に関する規定は、書面による決議について準用する。
との記述があります。この1項での記載内容は、「全員が承諾すれば書面で決議できる」ということであり、2項の記載内容は、「全員が書面で賛成すれば決議できる」という意味です。2項の全員同意はハードルが高いため、実際には1項の書面決議を行うことの組合員全員の事前承認の上、書面決議という手法がとられることが一般的です。2項で決議を取っても、一人でも反対者がいれば、結局、再度集会を開いての決議が必要となります。
コロナ対応として、定期総会も書面決議で済ませたいとの要望もあります。しかし、区分所有法においては，管理者又は理事が，少なくとも毎年１回集会を招集しなければならないとされ，集会において毎年１回一定の時期にその事務に関する報告をしなければならないとされています。
法務省の「マンションの管理組合等における集会の開催について」というHPには、「区分所有法においては，管理者又は理事が，少なくとも毎年１回集会を招集しなければならないとされ，集会において毎年１回一定の時期にその事務に関する報告をしなければならないとされていますが（区分所有法第３４条第２項，第４３条，第４７条第１２項，第６６条），前年の開催から１年以内に必ず集会の招集をし，集会においてその事務に関する報告をすることが求められているわけではありません。 したがって，今般の新型コロナウイルス感染症に関連し，前年の集会の開催から１年以内に区分所有法上の集会の開催をすることができない状況が生じた場合には，その状況が解消された後，本年中に集会を招集し，集会において必要な報告をすれば足りるものと考えられます。」との記載があり、このHPを読む限りでは、「総会の延期」は認めても、「開催の中止」は認めていません。
今後、ウェブを用いた総会等も認められてくるかもしれませんが、現状は、総会は集会にて実施する必要がありそうです。
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