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書面決議のみの総会はOK?



 コロナを理由に総会を議決権行使書の使用を基本に行なう管理組合が増えています。先日電話で一般の方から、「総会の案内があったが、コロナを理由に、集会は実施せず、議決権行使書のみで行うとしているが、問題ないか?」という問い合わせがありました。


 総会への出席人数を少なくするために、議決権行使書を使用する総会であれば問題ありませんが、集会を開催せず、すべてを議決権行使書のみで実施する総会(書面決議)は無効です。


 区分所有法45条には「この法律又は規約により集会において決議をすべき場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる。 ただし、電磁的方法による決議に係る区分所有者の承諾については、法務省令で定めるところによらなければならない。 2 この法律又は規約により集会において決議すべきものとされた事項については、区分所有者全員の書面又は電磁的方法による合意があつたときは、書面又は電磁的方法による決議があつたものとみなす。」との記載があります。

 この決議方法は書面決議というもので、書面決議をおこなう場合は、事前に組合員全員の同意が必要になります。


 それでは、最低何人が出席すれば、総会は成り立つのでしょうか?答えは2人以上になります。議事録署名人欄に最低2名の記載が必要なため、その他の人は全員議決権行使書によって意思表示をしても、議事録に署名する2名が出席しなければ、議事録が作成できず、総会が成立になりません。


 実際には、今期の理事と来期の理事は出席してもらい、その他は意見のある方のみに出席を依頼して、総会を実施している管理組合が多いようです。

 しかし、何でもかんでも、コロナを理由に、楽な方法を取っているように思うケースも最近は増えてきました。総会は年に1回の大切な集会です。蜜にならない対策をとって、基本は集会形式で、質疑応答しながら、開催するべきだと思います。


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