• 快適マンションパートナーズ 石田

総会の開催方法

更新日:2021年11月25日



 今回は総会の開催方法のお話です。事前に議案も配布し、出欠確認も終わった段階で、いよいよ総会の準備になります。


理事会での役割の決定

 まずは、理事会メンバーで役割分担を決めましょう。総会当日に必要な役割は以下の役割です。①議長(基本的には理事長)②議事録署名人(2名)③会計監査報告者(基本的には監事または会計担当理事)④受付、この役割を事前に決定しておく必要があります。また、議長を理事長ではなく、当日参加者の中から選任する場合には、事前に該当者に打診し、承諾をいただいておくことが必要になります。


机の配置方法の決定

 学校形式にするのか、ロの字型配置にするのか?学校形式の場合は、前面に座るのは議長(理事長)だけなのか?理事全員なのか?私がかつて経験した総会は、前面の机に全理事10名程度が座り、組合員席にはコロナ過もあって、1名の組合員のみが座っているというケースもありました。出席した組合員は、とても自由に発言できるような雰囲気ではありませんでした。

 お勧めはロの字型形式に机を並べ、あまり組合員と理事の対立関係を作らないことです。大きなマンションでは、島のように机と椅子を配置し、各テーブルには日頃付き合いのない組合員同士が座るように設定し、マンション内の交流を総会の場ではかる工夫をしているマンションもあるようです。


シナリオの準備

 総会の議長は一般的に理事長がなりますが、シナリオがないと何を話していいのか判りません。マンションによっては、議事進行をすべて管理会社の担当者が行うケースもあるようですが、管理規約にも書かれている通り可能な限り、理事長が仕切るほうが良いと思います。シナリオについては、管理会社に用意してもらいましょう。


 一般的な総会の次第としては、①開会のあいさつ②総会成立確認③議長の選出③議事録署名人の選出③議案審議(提案内容説明・質疑応答・決議)。  それが終われば意見書等の紹介や、フリートークの意見交換。そして閉会のあいさつというような流れになります。

 以下に当日のシナリオ案を紹介します。


開会挨拶

「本日はご多忙中にもかかわらず、○○マンション第〇期通常総会にご参加いただきありがとうございました。当管理組合の理事長を拝命いたしております○○〇号室の○○と申します。定刻となりましたので総会を開催いたします。

 尚、ご質問やご意見については、後ほど、時間を設けますので、まずは、ご説明をさせてください。それではよろしくお願いいたします。」


総会成立確認

 受付からの総会出席者人数を確認し、

「総会出席者〇人・委任状提出者〇人・議決権行使書〇人の合計〇人の参加者となります。当マンションは議決権総数〇件で半数の〇件で本総会が成立することとなります。総会参加者〇人で、議決権総数の半数以上が参加しておりますので、本総会が成立したことをご報告いたします。」


議長の選出

 当マンションの管理規約に基づき、本日の総会の議長は、理事長である私が勤めさせていただきます。よろしくお願いいたします。


議事録署名人の選出

 本総会の議事の結果を議事録に記録する立会人として2名の議事録署名人を選任いたしたいと思います。議長提案として○○号室の○○さん、○○号室の○○さんを、議事録署名人に選任したいと思います。ご異議ございませんでしょうか?

〈一呼吸おいて〉

・皆様異議はございませんでしょうか?→(出席者:異議なし)

 ありがとうございます。それでは、議事を進行したいと思います。


議案審議

 それでは、お手元にお配りしております総会議案書にそって、議案審議に入らさせていただきます。管理規約の定めにより総会は、あらかじめ通知した事項のみ、決議することになっておりますので、ご理解の程、よろしくお願いいたします。


第1号議案「○○について」をご説明させていただきます。

提案理由は・・・です。


 説明は以上です。それでは、第1号議案についてご質問をお受けいたします。ご質問が

ありましたら、部屋番号・お名前を名乗っていただいた後にご質問をお願いいたします。


各区分所有者からのご質問及び受け答え

(議長および理事の方々、関係者よりご回答)


第1号議案採決

・他にご質問がなければ「第1号議案、○○に関する件」を採決したいと思います。ご承認いただける方は挙手をお願いいたします。


〈賛成多数〉

・ありがとうございます。「第1号議案 ○○に関する件」は賛成多数により可決されました。

 

・それでは、第2号議案・・・


以下省略


〈賛成多数〉

 ・ありがとうございます。「第2号議案 ・・・について」は賛成多数により可決されました。


閉会の挨拶

 ご用意いたしました議案は以上となります。他に何かございますでしょうか?


 以上をもちまして本臨時総会の議案審議は滞りなく終了いたしました。本日はお忙しい中出席をいただきまして誠にありがとうございました。

  これをもちまして総会を閉会いたします。お疲れ様でした。

終 了


 以上で総会は終わりです。あとは管理会社に議事録を作製してもらい、内容のチェックおよび議事録署名人の署名で総会は終了ということになります。


 いかがでしょうか?総会の時の参考としてください。


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