標準管理規約では、議事録の作成・保管等について
「第４９条 総会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。 ２ 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。 ３ 前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び議長の指名する２名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。 ４ 第2項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び議長の指名する２名の総会に出席した組合員が電子署名（電子署名及び認証業務に関する法律（平成12年法律第102号）第2条第1項の「電子署名」をいう。以下同じ。）をしなければならない。 ５ 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面又は電磁的方法による請求があったときは、議事録の閲覧（議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報の内容を紙面又は出力装置の映像面に表示する方法により表示したものの当該議事録の保管場所における閲覧をいう。）をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。 ６ 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。」
と定められています。理事会の議事録についても、第５３条で４９条を準用すると書かれています。
ここに記載されている通り、総会・理事会の議事録は非常に重要です。また会議の公平性を保つ意味でも、議事録署名人の署名が義務付けられています。
マンション管理無料相談会への相談でも、理事長が総会議事録に書かれている内容に不満があり訂正しようとしたが、議事録署名人が反対したところ、議事録署名人を別の人に変えて議事録が配布された。や理事会決議内容の議事録が、理事長判断で誤認ということになり、出席者に誤認だったという書類に署名押印を強要された等の相談がありました。これらは、すべて違法な行為です。
私が会社員時代にも、会議のキーマンは書記だと思ってました。どんなに熱い議論が交わされた会議でも、議事録の記載で黒がグレーになったり、決定事項が保留になったり、書記の裁量でいかようにも書かれ、上司が承認の判を付けば、その内容が決定事項になります。
社会主義の国で総書記や書記長の地位が高いのも、そのせいでは？と勘ぐってしまいます。
議事録が作られて、やっと会議は終了します。暴走理事長の暴走を止める意味でも、議事録署名人の役割は重要です。
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