マンションも築年数が古くなってくると、過去の議事録や、設計図書等の保存書類が多くなってきます。集会室もないような小規模なマンションでは、管理人室にも書類を保管するスペースがなく、マンションの倉庫等に保管しているケースもあるのではないでしょうか？
紙の書類は、湿度の高い所に保管すると、劣化が早まりますし、書類を探すのも一苦労です。
そこでお勧めするのが、紙の書類をPDF等に変換して、電子化してデータベース化することです。最近は町の印刷屋さんでも、電子化サービスを行ってくれる所が増えてきています。また、今後は紙の資料だけでなく、電子データでの受け取りを管理会社等に要望しましょう。
マンションみらいネットの活用
次に、電子化したデータの保存方法を考える必要があります。一番簡単で安価なのは、外付けのハードディスクを買ってきて保存する方法ですが、バックアップを取ったり、住民の皆さんが閲覧することを考えると、クラウド上で運用する方法が良いと思います。
お勧めは公益財団法人マンション管理センターの行っている「マンションみらいネット」に加入する方法です。年間2万円の費用で、電子化したデータベースをクラウド上に保存が出来ます。組合員は、インターネット経由で必要な情報を閲覧することが出来ます。
電子掲示板機能もありますので、組合員へのお知らせや、役員間のコミュニケーションツールとしても利用可能です。
また「マンションみらいネット」に加入すると、組合運営に役立つ標準書式の利用や、月刊情報誌「マンション管理センター通信」を毎月1冊無料で送付されます。
マンションみらいネットのホームページを見ると、現在登録されているのは、東京の108件に対して、四国ではアルファシティ屋島（香川県）とサントノーレ和気（愛媛県）の2物件だけです。
今は、コロナで休止されていますが、マンション管理士による無料訪問説明も実施されていますので、興味がある方は一度相談されてはいかがでしょうか。