多くの管理組合は１年間また２年交代の輪番制であり、マンションのかかえる長期的な課題解決力に問題があります。実際、組合運営がうまくいっているマンションには、長年管理組合の理事を務める人がいらっしゃる傾向が強いように思います。ただ、長期に一人の人が理事や理事長を務めるマンションでは、往々にして、理事長が独断に走りワンマン化して、逆に管理組合運営が悪くなるケースもあります。
長年管理組合運営に携わってもらうことと、独断専行を防ぐ手段として、理事会の中に決定権のない「オブザーバーや顧問」の役職を設置することは有効です。
例えばマンションの管理規約に下記のような条項を追加します。
『オブザーバー・顧問の設置』
理事会は、その責任と権限の範囲内において、理事会活動の継続性を高めかつ理事会運営の円滑化ならびに活性化を目的として、オブザーバー・顧問を選任することができる。
１ オブザーバー・顧問の資格は役員経験者とする。
２ オブザーバー・顧問は理事会に出席して、意見を述べることができる。
３ オブザーバー・顧問の任期は1年とし、再任を妨げない。
４ その他、オブザーバー・顧問の設置については別に細則を定めることができるものとする。
これにより理事の任期が終わると、理事としてそのまま留任するか、退任して普通の組合員に戻るかのほかに、「オブザーバーまたは顧問として理事会に残る」という新しい選択肢が出来ます。オブザーバーに定員は不要です。希望者は全員理事会に参加可能とします。オブザーバーの数が多いマンションほど、組合員活動の活発なマンションです。
オブザーバー・顧問制度の最大のメリットは「知識・経験が豊富なオブザーバーと、新任理事が持つ知見を融合・協力して組合運営に生かせること」です。また、過去の経緯も良くわかっているため、何故このような規約があるのか？とか、過去にこんな事があった等、理事会が新たなことを決める場合に参考になる過去事例が、多々あると思います。
私の知っている管理組合は理事会をオープンにし、組合員は理事でなくても、理事会に参加でき、傍聴できるようになっているマンションもあります。このような方法も、住民に気軽に組合員活動に参加してもらえるきっかけになる一方法だと思います。