先日開催された「マンション管理無料相談会」で、組合員理事の無知をいいことに、あまりにも違法な対応をおこなう管理会社のフロントマンの対応相談がありました。
相談１：管理会社が多忙で出席できない理事会を、理事長が6日前に招集案内を行い、理事の全員が出席したにも関わらず、招集条件（2週間前に招集通知）満たしていないとして、正式な理事会とは認めないと管理会社から言われた。理事の中には、管理会社が出席しない理事会は無効だと言い張る理事もいる。
回答１：理事会に管理会社が出席しなければいけないという規約はない。標準管理規約では確かに2週間前の招集通知が必要だが、理事長が緊急性を認めた場合は5日を下回らなけれ問題ないとされている。ましてや、理事全員が出席しているのであれば、当然理事会は成立する。管理会社は、理事だけで、勝手に議事が進めるのを嫌がったのではないか？
相談２：前期の総会で議案として出されていた議題が、当日理事長の一任で、議案から取り下げれた。管理会社は、この手続きは問題ないと言っている。
回答２：前もって配られた議案書に対して、議決権行使書で意思表示をしている組合員も多くいる。また議案書は、理事会決議に基づいて作られており、理事長の一存で取り下げ出来るものではない。議案として取り上げてられている以上、総会では決議を行い。その決議内容が良くないと判断したのであれば、翌期の理事会で協議し、新たに総会で決議を得るべき。
今回の管理会社の対応は、組合員の無知を理由に、区分所有法や管理規約を無視した、悪意に満ちた運用をしているとしか思えません。フロントマンが無知なのか、あえて知っていて行っているのであれば、より悪質です。相談者には、四国地方整備局に相談し、管轄の行政から管理会社へ指導してもらえるようにアドバイスしました。
このような状況にならないためにも、マンション管理士を組合顧問に採用することは重要だと思います。