3月の年度末を事業年度としている多くのマンションの管理組合では、2か月後の5月に総会が開催されます。私の住んでいるマンションも5月総会なのですが、毎回総会前に10分程度の時間を取って、管理会社の管理業務主任者からの重要事項説明会が開催されます。
この重要事項説明とは「マンション管理の適正化の推進に関する法律」という法律で定められており、あらかじめ説明に関する書面を交付したうえで、契約範囲や契約内容について説明することとされています。これにより管理組合は、契約内容を十分理解したうえで契約をすることになります。
多くの組合員に契約内容を理解してもらうためにも、説明は管理組合の理事長といった「管理者等」だけではなく、原則として「区分所有者等」に対しても行うことが義務付けられています。加えて、管理組合が総会決議により契約締結の意思決定を行う場合、少なくとも総会前までに重要事項説明を行う必要があります。
場合によっては、重要事項を説明しないと説明義務違反となり、指示処分や業務停止処分が決定されるケースもあります。
そのため管理会社は、「総会前」に組合員に集まってもらい「重要事項説明会」を開催する場合が多くあります。
総会前の理事会においても同様の説明会が開催され、また契約更新の押印手続きが発生するなど、契約更新にあたっては、管理組合・管理会社とも、多くの手間暇が発生します。
上記内容の軽減策として、最近は契約期間を2年間とする管理会社も増えてきています。管理費等の値上げのおそれもないのであれば、管理組合にとってもメリットのあることなので、次回契約更新時に管理会社に相談すればいかがでしょうか？