今回は総会の運営方法についてのお話です。総会はマンションの最高意思決定会議であり、管理組合運営では一番重要な会議です。また、年に1回、事業年度終了から2か月以内に必ず開かなければならない会議です。
総会の成立要件
総会の成立は、議決権総数の半数以上の組合員の出席が必要です。本人出席の他に、代理人としての議決権行使者(白紙委任状含む）、賛否の意見を記載した書面（議決権行使書）による者も、出席者とみなします。
標準管理規約では、代理人は下記に揚げる者でなければなりません。あらかじめ代理権を証する書面（委任状）を理事長に提出しなければなりません。
一 その組合員の配偶者（婚姻の届出をしていないが事実上婚姻関係と同様の事情にある者を含む。）又は一親等の親族
二 その組合員の住戸に同居する親族
三 他の組合員
書面による議決権行使とは、総会に出席しないで、総会の開催前の議案についての賛否を記載した書面を総会の招集者に出すことです。
委任状
委任状とは、代理人を選任したことを証する書面のことです。代理人による議決権の行使には、委任状が必要です。実際には、代理人を指名しない白紙委任状が多く、その場合の委任者は議長となります。「代理人の記載のない場合は、議長に委任したものとみなす」と一文を追記しておくのが、より良いでしょう。
委任状は、自らの代理として誰かに総会に出席してもらうことが本来の趣旨です。
議決権行使書
区分所有法では、書面で議決権を行使することを認めています。これに対応するのが、総会の議案ごとに本人が賛成、反対の意思を明記して総会招集者にあらかじめ提出する書面「議決権行使書」です。議決権行使書を提出すると、出席して議決権を行使したことと同様に扱われます。
賛否の記載のない議決権行使書は、出席者としてはカウントしますが、評決については棄権として扱います。
議長
総会の議長は、原則として理事長が努めます。出席組合員の中から選出するという管理規約がある場合は、議長候補者を推薦してもらい、出席組合員の承認を得て、議長を選任します。組合員の中から選任する場合は、司会者に一任される場合も考慮し、適切な人選を事前に行っておきましょう。
議決権の定義
区分所有法では、議決について「議決権数」と「区分所有者数」の２通りの規定をしています。区分所有法の原則では「議決権数」は専有部分面積比とされていますが、別段の定めも可能です。専有面積比で厳格に議決権を決めると、決議時の算定が煩雑になることから、専有面積があまり変わらないファミリーマンションでは「１住戸１議決権」と規約に定めている管理組合も多いです。
緊急動議の取扱い
総会においては、あらかじめ通知した事項以外の決議はできません。これは事前に議決権行使等で、意思表示している組合員を保護するためです。議案の修正等についても、基本的事項が維持されるのであれば、修正案の決議はできるものと考えられます。
会場での反対意見の取扱い
議案の事前検討が十分でないと、出席者から反対意見が出されることがあります。その理由が合理的で、出席者の大多数が反対者に賛同したときは、慎重に判断し対応することが求められます。
賛否が拮抗した議案については、理事長委任状や議決権行使書で強行に採決することは避けましょう。継続審議として、次回総会まで引き続き、審議することも、今後の良好な組合運営を考えると有効です。
臨時総会
定期総会は1年に１回の開催ですが、緊急に決定が必要な項目が出てきた時には、臨時総会を開催します。
総会議事録の作成
議事録の作成責任者は議長です。議事録には、議題、討議の内容及び評決結果などを記載することになります。組合員の総数、出席組合員の数と議決権数も議案毎に明記することが重要です。
議事録には、議長と議長が指名する2名の区分所有者が議事録署名人として、記名押印します。議事録は理事長が保管し、利害関係人からの閲覧請求があれば、正当な理由がない限り、閲覧を拒否することが出来ません。